Malgré la numérisation, l’impression reste incontournable en entreprise. Vous avez besoin d’une preuve physique pour certains documents. Tel est le cas pour les factures, les contrats, les devis, etc. Donc, vous avez toujours besoin d’une imprimante performante pour être plus efficace. C’est le gage d’une certaine rapidité et productivité. Ce qui impacte aussi vos chances de réussite dans votre marché. Il est notamment possible d’optimiser vos imprimantes pour gagner en efficacité. Voici comment faire.
Sommaire
Des professionnels pour mettre en place une politique d’impression sur mesure
Les besoins en impressions ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises. Donc, pour optimiser votre service, vous avez besoin des savoir-faire des experts. Contactez le Groupe Factoria par exemple. Présente à l’international et avec une filiale en France, c’est l’une des premières entreprises spécialisées dans l’optimisation des services d’impression. Elle propose notamment :
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- Un audit de vos besoins
- Un plan sur mesure en conséquence
- Une mise en place d’une politique d’impression sécurisée
- Un déploiement et une intégration des matériels et logiciels haut de gamme au sein de votre entreprise
- Un service de maintenance et de gestion de vos systèmes d’impression
- Un remplacement de vos anciennes machines qui ne font plus l’affaire
- Ainsi qu’une gestion de votre parc informatique
Il n’y a rien de tel que l’accompagnement des experts pour optimiser votre service d’impression. Vous serez sûr de choisir les bons équipements et de les utiliser comme il se doit.
Exit les vieilles machines, places aux modèles multifonctions
Vous boostez votre productivité en mettant à jour vos équipements. Donc, enlevez les vieilles imprimantes. Elles sont d’ailleurs trop lentes. Préférez les modèles issus de la dernière génération. Elles sont multifonctions. Elles peuvent faire office de scanneur et d’imprimante à la fois, par exemple. Ce qui vous permet de numériser certains documents au lieu de les imprimer.
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Évidemment, cela implique des dépenses supplémentaires. Les nouveaux modèles haut de gamme d’imprimante coûtent plus cher. Cependant, avec l’aide d’un gestionnaire de parc à imprimantes spécialisé, vous aurez quelques conseils pour optimiser votre budget.
Limitez les imprimantes locales
Fini le temps où chaque bureau devait avoir sa propre imprimante locale. Cela ne fait que faire gonfler vos factures de rénovation d’entreprise. Misez sur une imprimante professionnelle XXL performante pour l’ensemble des bureaux ou de l’étage. Tout dépend de la taille de votre entreprise.
Il vaut mieux privilégier la qualité à la quantité. C’est le meilleur moyen de booster la productivité de vos équipes. En plus, vous créez ainsi un espace convivial pour permettre à vos salariés de discuter et de créer un lien. Ce qui est aussi une bonne chose pour votre productivité.
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Mettez en place un système de traçabilité
La question est maintenant : Comment suivre les impressions de chaque bureau et tracer les données d’impression si vous n’avez qu’une imprimante générale ? Il suffit de jouer avec les paramètres. Les appareils professionnels haut de gamme peuvent fonctionner avec un système de code. Il suffit de donner un code différent pour chaque bureauou chaque employé. Cela peut aussi fonctionner avec un badge.
Cette traçabilité peut être importante afin de :
- Évaluez la productivité de vos équipes
- Gérez vos documents
- Gérez votre parc d’imprimantes
Adoptez les bons gestes pendant l’impression
Pour augmenter votreproductivité et la performance de votre entreprise, changez votre manière d’utiliser vos imprimantes :
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- Préférez une impression en Noir et Blanc : C’est plus économique et plus clair
- Faites une impression recto-verso : Vous économisez du papier. Ce qui est plus écoresponsable. Sans compter que cela réduit la taille du document à garder en main
- Bien vous occupez des bourrages de papiers : Il ne suffit pas de tirer sur le papier qui est resté bloqué. Il faut ouvrir l’imprimante et annuler l’impression en cours.
- Choisissez et utilisez une bonne qualité de papier: Cela assure la clarté de vos impressions et évite les bourrages
Inutile de vous dire que les imprimantes ont aussi besoin d’entretien. Cela va au-delà du simple rajout d’encre. Il faut notamment surveiller les câbles de branchement et les périphériques qui sont les principales sources de problèmes sur ce genre d’appareil. Il importe également de le nettoyer et d’en faire un diagnostic fréquent. Ceci permet de prévenir les pannes importantes. Mais, ce sont des prestations à la charge de votre gestionnaire de parc à imprimantes.
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