Pour faciliter la communication au sein de votre entreprise, vous avez décidé installer un intranet ? C’est une très bonne idée. Mais savez-vous comment vous y prendre ? Il est vrai que vous pourriez confier cette tâche à des experts du domaine, mais il est essentiel que vous en sachiez un peu plus sur comment et sur quoi va porter leur travail. C’est donc ce que vous allez découvrir dans cet article.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un intranet de partage de fichiers ?
Un intranet de partage de fichier est une plateforme interne à une entreprise ou une organisation qui permet au personnel de cette dite entreprise de collaborer sans stress. Grâce à ce réseau interne, les employés peuvent s’envoyer des fichiers, avoir accès à des dossiers partagés, et beaucoup d’autres choses.
Cette plateforme est tout ce qu’il y a de sécurisé et permet une parfaite synchronisation de tous les documents, fichiers et dossiers présents sur les serveurs. Chaque employé a donc des droits d’accès et peuvent s’échanger même des emails.
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L’intranet WordPress est un réseau local où même les fichiers volumineux en termes de partage de documents est possible sans aucune difficulté. Du moment où la connexion internet est présente, tout est possible.
En résumé, avec un intranet WordPress :
- Plusieurs fichiers peuvent être partagés entre collaborateurs sans qu’il n’y ait de fuite
- Les transferts de gros fichiers sont faciles
- Tous les types de fichiers sont accessibles
- Le travail collaboratif est fait sans stress et difficultés
- Les sauvegardes des fichiers se font en toute sécurité
- La synchronisation de fichiers se fait rapidement
- Etc.
Quels sont les plugins que l’on utilise pour installer un réseau intranet ?
Dans le langage informatique, un plugin est un logiciel que l’on greffe à un autre afin de lui offrir plus de fonctionnalités. Pour donc installer un réseau intranet dans une entreprise, deux plugins sont souvent utilisés. Il s’agit du BuddyPress, et le plugin All-in-One-intranet.
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Comment utiliser le all-in-one-intranet ?
Ce plugin existe en version gratuite et permet non seulement au réseau intranet de fonctionner correctement, mais aussi de bloquer l’accès à tout utilisateur qui n’aurait pas été autorisé. C’est donc une extension qui permet de gérer la fonction confidentialité, mais de permettre également une redirection de la connexion des utilisateurs, et pour finir d’activer une déconnexion automatique en cas de non activité des utilisateurs.
Pour installer le plugin All-in-One-Intranet, vous avez le choix entre deux méthodes. Il y a l’une qui semble plus facile que l’autre. Il suffit d’aller au niveau du tableau d’administration WordPress, puis d’aller vers les pages d’extensions. Tapez All-in-One-Intranet au niveau de la fenêtre du navigateur internet ou navigateur web qui apparaîtra. Ensuite, faites un clic-droit et choisissez installer ou faites un double clic pour l’ouvrir.
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Concernant la méthode la plus compliquée, vous aurez à faire beaucoup plus de gymnastique en faisant le téléchargement de l’extension et etc. Nous vous en parlerons plus en détail plus tard.
Unr fois que l’installation est faite, il vous suffira de faire les différentes configurations que vous voulez. Au nombre d’eux, il y a par exemple :
- L’option partage des dossiers ou autorisé à partager
- Accès hors-connexion
- Partage externe
- Accès aux partages (partage rapide, etc.)
- Recevoir un fichier
- Etc.
Comment utiliser le BuddyPress ?
La particularité de ce plugin, c’est le fait qu’il permet de créer de nouveaux profils d’utilisateur lorsque ces derniers veulent intégrer des discussions ou des messages. Il permet aussi de permettre aux employés d’une entreprise de s’engager dans des conversations privées et même de permettre une inter-action sociale avec d’autres utilisateurs qui sont connectés sur le même cloud.
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Un autre point qui est plus intéressant avec cette extension, c’est le fait qu’elle soit compatible avec l’API de WordPress, ce qui fait que l’on peut l’utiliser quelque soit le thème WordPress choisi. Pour en profiter, il est important que votre hébergement web puisse soit compatible avec une version 7.2 PHP, le https, et autres.
Son installation se fait pratiquement de la même manière que le plugin all-in-one-intranet.
Quelques avantages d’un intranet de partage de fichiers
Les avantages qui caractérisent l’installation d’un intranet WordPress sont nombreux. Déjà, vous profitez de tout ce que WordPress a à offrir. Ensuite vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités que permet ce réseau, et enfin, vos employés deviennent plus productifs dans le travail.
Doté d’un logiciel de partage et de plusieurs fonctionnalités telles que le partage d’écran sur son ordinateur, l’échange de fichier ou le transfert de fichier, le partage de lien public, accès à un répertoire partagé, et autres, l’intranet est une réelle solution pour la bonne collaboration entre employé d’une grande entreprise ayant différentes agences.
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Grâce à cette plateforme, les entreprises peuvent utiliser leurs outils numériques chaque jour dans s’inquiéter de quoi que ce soit. Il ne faut pas non plus oublier que l’intranet permet à l’information de facilement circuler au sein de l’entreprise. L’accès des utilisateurs est mieux géré, une intégration à Google Workspace ou à Microsoft 365 est plus facile, l’information est plus centralisée au sein de l’entreprise, vous gagnez du temps, vous avez beaucoup plus de facilité à organiser les réunions et autres évènements de la société, et beaucoup d’autres choses se font facilement.
Que retenir ?
Avoir Google Drive pour bénéficier du grand espace de stockage qu’il propose pour vos téléchargements, vos pièces-jointes et autres, c’est bien. Mais, est-ce nécessaire lorsque vous êtes en entreprise ? Pourquoi ne pas installer un intranet et rendre accessibles à plusieurs destinataires, des fichiers qu’ils soient des fichiers lourds, volumineux ou pas. Chacun des comptes utilisateurs pourrait également avoir accès à un dossier commun.
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Ce réseau domestique associé à des plugins gratuits ou avec une version payante, vous permet de partager vos documents en interne, de créer un compte-utilisateur avec tout ce qu’il faut (mot de passe, nom d’utilisateur et etc.) pour chaque employé, d’avoir accès facile à tout genre de fichier hébergé. Lorsque ce réseau est monté avec WordPress, vous bénéficiez en plus, d’un hébergement de fichiers et autres. Que les ordinateurs soient sous Windows ou Linux et autres, aucun problème ne se pose.
Vous pourriez suivre un tutoriel sur comment installer son réseau intranet ou sur comment créer un compte pour chaque utilisateur afin d’avoir une idée de ce dont il est question.